Gebruikers in het systeem kunnen verschillende rollen hebben. De rol bepaalt wat een gebruiker kan zien en doen. In dit artikel beschrijven we wat de verschillen zijn.

De vier algemene gebruikersrollen

We hanteren vier algemene rollen in Pluvo. De algemene rollen die je hieronder ziet, ken je een gebruiker toe als je voor hem/haar een account aanmaakt, of wanneer je de rol later wilt aanpassen onder het profiel van de gebruiker. Wanneer je iemand toevoegt aan Pluvo zonder diegene een beheerfunctie te geven, wordt iemand automatisch gezien als deelnemer.

Gebruikersgegevens & rollen

Uiteraard is het belangrijk om gebruikersgegevens goed af te kunnen schermen. Daarom geven we hieronder weer welke gebruikersgegevens in te zien zijn bij de verschillende rollen.

• Een deelnemer: ziet geen andere deelnemers, tenzij in de instellingen van een leerlijn 'toon deelnemers' wordt aangezet. Binnen het aanbod (inschrijvingspagina's) wordt een deelnemerslijst getoond wanneer dit in de instellingen expliciet aangezet is. Indien de chatfunctie wordt gebruikt of het discussie-element in een opdrachtmodule, worden reacties van deelnemers met hun naam weergegeven.

• Trainer: Een trainer kan worden toegevoegd aan leerlijnen, bijeenkomsten en webinars om de deelnemers te beheren. Een trainer heeft dus per definitie toegang tot gebruikersgegevens. Een trainer heeft bijvoorbeeld toegang tot alle antwoorden, scores en voortgang van deelnemers, mits die zijn gekoppeld aan de leerlijn waar hij/zij trainer van is. Als een trainer is toegevoegd aan een bijeenkomst, kan hij/zij deelnemers inschrijven of afwijzen en eventueel vanuit Pluvo een mail versturen.

• Auteur: Een auteur heeft als doel om nieuwe materialen te ontwikkelen. Tevens kun je een auteur koppelen aan bestaand materiaal, zodat hij/zij deze kan bewerken. Een auteur die je aan een bijeenkomst koppelt, kan de namen zien van de deelnemers (maar geen e-mail adressen). Deze rol brengt verder geen rechten met zich mee die toegang verschaffen tot gebruikersgegevens.

• Manager: Een manager kan alles in de academie inzien, op de abonnementspagina na. Een manager heeft dus toegang tot de volledige gebruikerslijst en voortgang, scores en antwoorden van deelnemers.

• Eigenaar: Een eigenaar heeft dezelfde rechten als een manager, maar kan ook de abonnementspagina bekijken.

• Groepsmanager: Een groepsmanager heeft alleen toegang tot de gebruikersgegevens en de resultaten van de leden van zijn of haar groep. De groepsmanager kan nieuwe en bestaande gebruikers aan een groep toevoegen en bewerken.

1. Trainer

Een trainer kun je koppelen aan je leerlijnen of aan je aanbod. Deze persoon kan de deelnemers beheren, ingeleverde opdrachten bekijken en beoordelen, en heeft inzicht in de resultaten en de voortgang van deelnemers. Bovendien kunnen deelnemers van een leerlijn chatten met de trainer.

Wil je een mentor toevoegen aan je leerlijn? Dan moet je hier ook de rol van trainer aanvinken. Een mentor kan hetzelfde als een trainer, alleen is een mentor niet zichtbaar voor deelnemers. Deelnemers kunnen met deze gebruiker dus ook geen chat starten (de mentor kan wel zelf een chat initiëren).

Zodra je je gebruiker de rol 'trainer' hebt toegekend, ga je naar je leerlijn of naar je aanbod om hem daar als trainer/mentor toe te voegen:

Lees hier meer over het koppelen van trainers of mentors aan een leerlijn.

Deelnemers beheren

• Open de leerlijn

Er verschijnt een paneel aan de rechterkant van je scherm.

Je ziet informatie over de opleiding, zoals de datum en het adres.

Bovenaan zie je twee tabbladen: “Info” en “Deelnemers”.

1. Klik op “Deelnemers”.

Hier zie je wie er al is ingeschreven voor de opleiding.

Staat er nog niemand ingeschreven?

Dan zie je de tekst: "Er zijn op dit moment geen inschrijvingen".

2. Klik op de “+” knop naast het woord “Inschrijvingen” om iemand toe te voegen.

Inschrijvingen bekijken via het beheer menu

Naast het bekijken van deelnemers binnen een specifieke training, kun je ook via het centrale beheermenu een overzicht krijgen van alle inschrijvingen.

Klik rechtsboven in de navigatiebalk op het tandwiel-icoon (⚙️). Dit opent het beheermenu, van waaruit je toegang hebt tot een volledig overzicht van trainingen, deelnemers en inschrijvingen.

1. Klik op het tandwiel-icoon (⚙️) rechtsboven in de navigatiebalk.

1. Ga naar Inschrijvingen in het beheermenu.
2. Je ziet een overzicht van alle deelnemers en de trainingen waarvoor zij zijn ingeschreven.

3. Gebruik de zoek- en filterfuncties om snel de juiste persoon of training te vinden.

💡 Tip: Via Beheer heb je een breder overzicht dan binnen één specifieke training. Handig als je wilt controleren in welke trainingen een medewerker is ingeschreven.

• Trainingen beheren

Binnen een training kunnen fysieke of online bijeenkomsten zijn gepland. Je vindt deze onder het tabblad Bijeenkomsten. Hier zie je: Datum, tijd en locatie van de bijeenkomst, wie er is aangemeld.

1. Open de bijeenkomst via Bijeenkomsten.
2. Klik op Aanwezigheid registreren.
3. Vink aan welke deelnemers aanwezig waren.
4. Sla de aanwezigheidslijst op.

💡 Tip: Registreer de aanwezigheid zo snel mogelijk na de bijeenkomst, zodat certificaten kunnen worden uitgereikt. 

2. Auteur

De auteursrol is er om iemand toegang te geven tot het maken van lesmodules en leerlijnen. Een gebruiker die alleen de rol van auteur heeft kan zelf leerlijnen of lesmodules ontwikkelen, maar ziet geen leerlijnen of lesmodules die door een andere gebruiker gemaakt zijn. Pas als je een auteur bewust koppelt aan een bestaande leerlijn of lesmodule, kan de auteur dit materiaal ook inzien en bewerken.

Een auteur aan een leerlijn koppelen

Een auteur koppel je als volgt aan een leerlijn:

Ga naar een leerlijn. Klik daar op de instellingen van de leerlijn. Vervolgens zie je rechts bovenin een icoontje met twee poppetjes waarbij "auteurs" staat. Hier kun je de auteurs toevoegen

Een auteur aan een lesmodule koppelen

Een auteur koppel je als volgt aan een lesmodule:

Ga via het beheer naar 'lesmodules'. Klik daar op de betreffende lesmodule. Vervolgens zie je rechts bovenin een icoontje met twee poppetjes. Hier kun je een of meerdere auteurs toevoegen aan je lesmodule. Zij kunnen de lesmodule nu niet alleen bekijken, maar ook bewerken.

Goed om te weten: in onze videotool (beheer > video's) kun je ook auteurs koppelen aan je video's. Daarmee zorg je ervoor dat deze persoon jouw video ook kan bewerken en kan toevoegen aan lesmodules.

3. Manager

Een manager heeft toegang tot het gehele platform. Denk hierbij aan leerlijnen, modules, organisatiegegevens, rapportages en het gebruikersbeheer. Het enige wat een manager niét kan zien en bewerken zijn de betaalgegevens.

4. Groepsmanager

Naast de vier algemene gebruikersrollen, kennen we ook nog de functie van groepsmanager. Groepsmanagers kun je toevoegen wanneer je bijvoorbeeld wil dat iemand de voortgang van de groep kan bekijken. Ook kan de groepsmanager chatten met de groep en het portfolio (vanaf het Plus abonnement) bekijken van een deelnemer, wanneer deze met hem/haar gedeeld is.

Groepsmanagers voeg je toe door naar een groep te gaan en op 'voeg groepsmanager toe' te klikken. Daarnaast kan de groepsmanager ook nieuwe en bestaande gebruikers aan een groep toevoegen en bewerken.

De groepsmanager is verantwoordelijk voor het beheren en monitoren van één of meerdere groepen binnen Pluvo. Deze rol heeft geen volledige beheerrechten, maar wél voldoende toegang om de voortgang en deelname van medewerkers te volgen en waar nodig bij te sturen.

• Rapportages inzien

Als groepsmanager kun je inzicht krijgen in de voortgang en resultaten van jouw groep(en).

1. Log in in Pluvo via https://sw-academy.pluvo.com.
2. Ga in het menu naar Rapportages.

3. Kies een rapportage, bijvoorbeeld:

• Leerlijnen
• Inschrijvingen (leeraanbod & bijeenkomsten)
• Resultaten/toets uitkomsten (indien van toepassing)

4. Gebruik de filters om te selecteren op:

-Jouw groep(en)

-Periode

-Specifieke training of leerlijn

5. Exporteer de rapportage naar Excel.

Wat kun je hiermee?

• Controleren wie gestart is, bezig is of afgerond heeft
• Signaleren van achterblijvende deelnemers
• Onderbouwen van gesprekken met medewerkers of leidinggevenden

• Inschrijvingen bekijken en beheren

De groepsmanager kan zien wie is ingeschreven voor trainingen binnen de eigen groep(en).

Inschrijvingen inzien:

1. Ga in het menu naar Inschrijvingen.

2. Hier zie je:

• Wie is ingeschreven
• De status (aangevraagd, goedgekeurd, afgerond, geannuleerd)

• Inschrijvingen goedkeuren of afwijzen

Wanneer inschrijvingen op goedkeuring staan, kan de groepsmanager deze beoordelen.

1. Ga naar Inschrijvingen > Te beoordelen.
2. Controleer:

• Naam deelnemer
• Training
• Datum / planning

3. Kies:

• Goedkeuren – de deelnemer wordt definitief ingeschreven.
• Afwijzen – de inschrijving wordt geweigerd (optioneel met toelichting).

• Inschrijvingen beheren (wijzigen of verwijderen)

Afhankelijk van de rechten kan de groepsmanager bij sommige trainingen een deelnemer uitschrijven

Werkwijze:

1. Open de training.
2. Ga naar Deelnemers / Inschrijvingen.
3. Klik op de betreffende deelnemer.
4. Kies de gewenste actie:

• Wijzigen
• Uitschrijven
• Status aanpassen (aanwezig/afwezig)

Wat kan een groepsmanager niet?

De groepsmanager heeft géén rechten om:

• Trainingen aan te maken of te verwijderen
• Globale instellingen te wijzigen
• Gebruikers buiten de eigen groep(en) te beheren
• Autorisaties en rollen aan te passen

💡 Tip:

• Controleer regelmatig de rapportages om voortgang tijdig te signaleren.
• Gebruik filters om alleen jouw groep(en) te bekijken – dit voorkomt verwarring.
• Handel inschrijvingen snel af om vertraging voor deelnemers te voorkomen.
• Gebruik rapportages als basis voor voortgangsgesprekken.

5. Eigenaar

Als laatste hebben we nog de rol 'eigenaar'. Een eigenaar kan alles inzien en beheren, ook de betaalwijze en het abonnement.

Bijgewerkt op: 11/03/2026