Get started! Een stappenplan voor organisaties

Je hebt een Pluvo academie aangemaakt: check. Dan is het tijd om de academie te gaan vullen, maar waar begin je? Hoewel elke organisatie Pluvo op zijn eigen manier gebruikt, geven we je in dit artikel een globaal stappenplan voor het vullen van de academie. Gebruik het als een richtlijn, maar wijk er van af als bepaalde stappen niet van toepassing zijn op jouw organisatie. 

Dit helpdeskartikel bestaat uit de volgende hoofdstukken:

1. Je academie in eigen huisstijl zetten
2. Een leerlijn maken en vullen met lesmodules
3. Bijeenkomst aanmaken
4. Koppel een leerlijn aan de bijeenkomst
5. Skillsbeheer
6. Voeg een testgebruiker toe
7. Voeg het testaccount toe aan de leerlijn & bijeenkomst
8. Alles is gereed! Kijk maar bij rapportages!
9. Of kijk naar het skills management

1. Je academie in eigen huisstijl zetten

Ingelogd en nu?: Je bent net ingelogd bij Pluvo; je hebt je gewenste taal geselecteerd, wellicht al een eigen academie logo en header gekozen en een kleur gekozen die het beste bij jouw academie past. Vervolgens kom je op onderstaande view terecht:

Naast de twee snelle opties voor het inrichten van jouw eigen academie in jouw eigen huisstijl die je direct na het inloggen worden aangeboden kent het Pluvo platform een breed scala aan opties waarmee je jouw Pluvo omgeving volledig kunt omtoveren tot je eigen academie! Maar hoe doe je dat? 

Stap 1: het beheer openen

Wanneer je je op het bovenstaande scherm bevindt; klik je op het tandwieltje rechtsbovenin: 

Stap 2: huisstijl instellingen openen

Het Pluvo beheermenu opent. Klik vanuit het Pluvo beheer onder het kopje instellingen op “huisstijl”

Stap 3: de huisstijl aanpassen

Het huisstijl menu opent. Dit is de plek waar je de huisstijl van je academie helemaal kunt aanpassen. Klik op “meer instellingen” om alle opties tot aanpassing in te zien. Pas je academie helemaal aan naar jouw eigen wens; van het logo en lettertype tot een eigen inlogpagina en zelfs het toevoegen van extra menuknoppen. 

2. Een leerlijn maken en vullen met lesmodules

Top! Je academie is nu ingericht in de kleuren van jouw organisatie en te herkennen aan jouw logo’s, lettertype en alle andere onderdelen van je huisstijl. Nu is het tijd om je academie daadwerkelijk te gaan vullen. Dit gaan we doen door een zogenaamde “leerlijn” aan te maken en deze te vullen met lesmodules.  

Een leerlijn is de verzameling van je lesmateriaal (inclusief lesmodules) waaraan je een groep deelnemers toevoegt. Een lesmodule is eigenlijk de klassieke e-learning. Als cursist doorloop je in zo'n lesmodule content zoals video's, teksten en audio-opnames en maak je quizvragen. 

Maar hoe maak je nou een leerlijn aan? En hoe vul je deze met lesmodules? Volg onderstaande stappen:

Stap 1: een leerlijn aanmaken

Vanaf het Pluvo startscherm; klik op de grote “+ Nieuw” knop, vervolgens opent er een menu waar je op “leerlijn” klikt

Stap 2: basisinstellingen invullen

Een nieuw venster opent nu. In dit venster vul je de basisinstellingen van de leerlijn in, waaronder (maar niet beperkt tot):

• Het geven van een naam: gaat het bijvoorbeeld om een onboardingstraject voor monteurs? Noem de leerlijn dan: “onboarding monteurs”. 
• Een passende afbeelding geven: kies een van de standaard Pluvo afbeeldingen of upload zelf een afbeelding.
• Aangeven van wanneer tot wanneer de leerlijn beschikbaar moet zijn voor deelnemers (klik hiervoor op meer instellingen > toegang). 
• Kijk ook even naar het tabje sociaal. Hier bepaal je onder andere of deelnemers voor elkaar zichtbaar zijn. Zet dit uit als je de deelnemerslijst wilt verbergen.

Klaar met de basisinstellingen van de leerlijn? Klik op “Maak leerlijn aan”, linksonderaan het instellingenvenster. De instellingen kun je later altijd nog aanpassen.

Je leerlijn is aangemaakt! Als het goed is zie je nu het volgende beeld:

Stap 3: een lesmodule aanmaken

De nu nog lege leerlijn gaan we uiteraard vullen met jouw content/lesstof. Als eerste gaan we een zogenaamde “lesmodule” toevoegen. Dit doe je door op het linker vlak waar “lesmodule” staat te klikken.

Vervolgens opent er een nieuw venster (zie afbeelding). Klik daar op de knop “maak lesmodule” aan:

Stap 4: een template of lege lesmodule kiezen

Wanneer je op de “maak lesmodule aan” knop hebt geklikt, opent er een nieuw venster (zie onderstaande afbeelding). 

In dit venster krijg je de keuze om een nieuwe lesmodule toe te voegen door één van onze templates te kiezen of een lesmodule helemaal zelf op te bouwen

In dit helpdeskartikel kiezen we ervoor om gebruik te maken van een template. Om een template lesmodule toe te voegen aan je leerlijn kies je in het venster één van de templates die jou het interessantste lijkt om toe te voegen aan je leerlijn en klik je hierop. 

*Template: Een template is een kant en klare e-learning gemaakt door Pluvo die je alleen nog naar je eigen wensen hoeft aan te passen. 

Stap 5: de lesmodule aanpassen

Voor dit artikel hebben we ervoor gekozen om de template “onboarding” te gebruiken. Deze kun je vervolgens volledig naar eigen inzicht aanpassen.

1. Begin bijvoorbeeld met het toevoegen van je eigen huisstijl in de lesmodule. Zie voor een uitleg het volgende helpdesk artikel: Huisstijl lesmodule. 
2. Nadat je de huisstijl hebt aangepast is het natuurlijk tijd om daadwerkelijke lessen toe te voegen aan de lesmodule. Zie hiervoor volgend helpdeskartikel: Lessen toevoegen.

Als laatste wil je natuurlijk de lessen vullen met de content die je aan je medewerkers/leerlingen/deelnemers wilt voorleggen. Voor de verschillende content die je kunt toevoegen en hoe dit moet, zie volgend helpdeskartikel: Content toevoegen.

Stap 6: de lesmodule publiceren 

Wanneer je de lesmodule op inhoud en looks naar jouw wens hebt aangepast, is het tijd om de module te publiceren. Publiceren zorgt ervoor dat jouw deelnemers straks de laatste versie van de module zullen zien. 

Klik in de auteurstool rechtsboven op 'Publiceer', voeg eventueel een interne notitie toe en klik vervolgens op 'Publiceer concept'. Publiceren maakt je lesmodule nog niet meteen toegankelijk voor deelnemers. Daarvoor moet je eerst deelnemers aan je leerlijn koppelen of je lesmodule aan het aanbod toevoegen (daarover later meer). 

Stap 7: lesmodule aan de leerlijn koppelen

Heb je de lesmodule gepubliceerd? Klik dan nu op het kruisje rechts van de publiceerknop. Vervolgens kom je op een scherm waar je nog op opslaan moet drukken, zodat je lesmodule daadwerkelijk aan de leerlijn gekoppeld wordt:

Stap 8: een certificaat toevoegen

Na het afronden van een of meerdere lesmodules, kun je in de leerlijn (geautomatiseerd) een certificaat uitreiken. Dit is niet alleen leuk voor de deelnemer, maar ook zeer praktisch, gezien het goed inzicht geeft in wie een onderdeel wel heeft afgerond en wie niet. Dit is ook ideaal als je werkt met verplichte trainingen.

Heb je nog geen certificaat aangemaakt in Pluvo? Zie volgend artikel: Certificaat aanmaken.

Een certificaat voeg je als volgt toe aan de leerlijn:

• Klik op het plusje helemaal onderaan de pagina om een modulegroep aan te maken.

• Geef de modulegroep een naam, bijvoorbeeld ‘certificaat’.
• Kies bij conditie voor ‘afronding van lesmodule’. Dit zorgt ervoor dat het certificaat pas uitgereikt wordt nadat de lesmodule voltooid is. 
• Selecteer de lesmodule die je net aan de leerlijn hebt toegevoegd. Vul eventueel een vereiste score in en geef aan wanneer het certificaat uitgereikt mag worden (laat ‘status open’ op 0 uur na afronding staan als het certificaat meteen uitgereikt mag worden nadat de deelnemer de lesmodule afrondt).

• Klik nu op de knop ‘voeg module toe’ die je in je nieuwe modulegroep ziet staan. Kies voor certificaat.

• Selecteer het certificaat dat je hebt aangemaakt en vervolgens op opslaan.

Je hebt er nu voor gezorgd dat het certificaat na het afronden van de lesmodule wordt uitgereikt. De deelnemer kan het certificaat vanuit de leerlijn downloaden maar ontvangt deze ook via e-mail (mits de standaard instellingen van het certificaat ongewijzigd zijn). 

3. Bijeenkomsten aanmaken

Gefeliciteerd! Je hebt je eerste leerlijn aangemaakt én gevuld met een lesmodule. Je eerste e-learningtraject staat nu klaar.

Maar met Pluvo organiseer je meer dan alleen online leren. Je beheert er ook fysieke bijeenkomsten mee, of live sessies via platforms als Teams of Zoom. Dankzij de inschrijvingspagina’s van Pluvo houd je overzicht over alle aanmeldingen, waar de sessie ook plaatsvindt.

Maar hoe maak je zo’n inschrijvingspagina aan?

Volg deze stappen en je bent zo op weg:

Stap 1: Inschrijvingspagina aanmaken

Klik op + Nieuw en kies voor bijeenkomst om een inschrijvingspagina aan te maken.

Stap 2: specificaties invullen

Nadat je op “bijeenkomst” hebt geklikt, opent het volgende venster aan de rechterkant van je scherm. In dit venster kun je alle specificaties van je bijeenkomst invoeren, waaronder: de data waarop de bijeenkomst wordt georganiseerd, of de meeting online of op locatie is, wie de bijeenkomst organiseert en nog veel meer. Zie voor alle mogelijkheden het volgende artikel: bijeenkomst organiseren. 

Vul voor nu de velden in die je wilt invullen, maar wacht nog even met het opslaan! We gaan namelijk de leerlijn die we in stap 2 hebben gemaakt toevoegen aan de bijeenkomst. 

4. Koppel een leerlijn aan de bijeenkomst

Een leerlijn kan een op zichzelf staande leeractiviteit zijn, maar je kunt het ook aan een bijeenkomst koppelen als een stukje huiswerk, verdieping of naslagwerk. Zo kunnen deelnemers direct het relevante lesmateriaal vinden.

Het koppelen van een leerlijn aan een bijeenkomst is in Pluvo vrij eenvoudig te realiseren. Volg hiervoor de volgende stappen:

Stap 1: het venster ‘leerlijn’ openen

In het venster zoals weergegeven in bovenstaande afbeelding is de optie toegevoegd om een leerlijn of lesmodule toe te voegen aan de bijeenkomst. Klik hiervoor in het betreffende venster op “meer instellingen” en scroll naar beneden tot je de optie “leerlijn” ziet en klik hierop (zie onderstaande afbeelding). Klik vervolgens op het plusje waar “voeg leerlijn toe” naast staat.

Stap 2: de leerlijn selecteren en toevoegen

Vervolgens opent er een venster waarin je kan kiezen uit de verschillende leerlijnen die je in Pluvo hebt gemaakt. Waarschijnlijk heb je er op het moment slechts eentje gemaakt, namelijk die uit stap 2 van dit artikel.

Kies de leerlijn die je graag wilt toevoegen en klik vervolgens op de grote balk onderaan het venster waar “voeg 1 leerlijn toe” staat. 

Stap 3: bijeenkomst opslaan

Als laatste stap sla je de bijeenkomst op door op de “opslaan” knop te klikken. De bijeenkomst met de bijpassende leerlijn zijn nu opgeslagen en beschikbaar in je Pluvo omgeving!

5. Skillsbeheer

Door leerinterventies zoals leerlijnen af te ronden of bij bijeenkomsten aanwezig te zijn kunnen deelnemers certificaten verkrijgen. Handig, want deze certificaten kunnen bijvoorbeeld aangeven of iemand zijn verplichte training heeft afgerond en dus vakbekwaam is. Het skillsbeheer van Pluvo helpt daarbij. Met het skillsbeheer van Pluvo zie je in één oogopslag:

• Wie welke vaardigheden bezit.
• Welke vaardigheden nog ontwikkeld kunnen of moeten worden.
• Of er hiaten zijn in het team of de organisatie.
• Welke certificaten binnenkort vervallen.

In dit onderdeel van dit artikel gaan we het inrichten van het skillsbeheer onder de loep nemen.

!LET OP!: Gezien skills management gebaseerd is op certificaten is het van belang dat je een certificaat hebt aangemaakt. Zie hiervoor stap 8 van “een leerlijn maken en lesmodules toevoegen”. 

Zo richt je skills management stap voor stap in:

Stap 1: het beheer openen

Klik, bijvoorbeeld vanaf de startpagina, op het tandwieltje rechtsbovenin om het beheer te openen.

Stap 2: skillsbeheer openen

Klik vanuit het Pluvo beheer onder het kopje instellingen op “skills beheer”.

Stap 3: nieuwe skill aanmaken

Een nieuwe pagina opent zich. Klik op deze pagina rechtsbovenin op “+ nieuwe skill” om een nieuwe skill toe te voegen. Een nieuw venster opent zich.

Stap 4: de skill specificeren

In het nieuwe venster kun je vervolgens de nieuwe skill een titel geven, een passende afbeelding toevoegen, en het vereiste certificaat toevoegen dat aangeeft dat een medewerker een skill bezit (dit kunnen ook meerdere certificaten zijn. Pas als de medewerker alle certificaten behaald heeft, ‘bezit’ de medewerker de skill).

Om het certificaat toe te voegen klik je in het venster op “benodigde certificaten”, waar je vervolgens het betreffende certificaat kunt selecteren. 

Stap 5: de skill aanmaken

Heb je het certificaat gekoppeld en de andere velden naar wens ingevuld? Sla de skill dan op door op de knop “maak skill aan” te klikken.

In stap 9 van dit artikel laten we je zien hoe je straks de aanwezigheid van skills bij je medewerkers kunt inzien. 

6. Voeg een testgebruiker toe

Nu je al een paar mooie onderdelen aan het platform hebt toegevoegd is het tijd om de daadwerkelijke gebruikers toe te voegen. In dit geval gaan we een testgebruiker toevoegen.

Stap 1: het beheer openen

Wanneer je je op het bovenstaande scherm bevindt; klik je op het tandwieltje rechtsbovenin:

Stap 2: gebruikersbeheer openen

Om een gebruiker aan te maken, klik je in het beheermenu op “gebruikers”. Het gebruikersbeheer opent zich; klik hier op “+ Nieuwe gebruiker”. 

Stap 3: nieuwe gebruiker toevoegen

Nadat je op “+ Nieuwe gebruiker” klikt, opent er een nieuw venster. Hier vul je de gegevens in van de testgebruiker. Wil je meer weten over het volledige gebruikersbeheer? Lees  dan het artikel gebruikers toevoegen.

Tip!: Gebruik voor nu een eigen e-mailadres. Je ontvangt namelijk een inloglink waarmee het nieuwe account toegang krijgt tot de academie. Denk bijvoorbeeld aan je privémailadres, maar je kan ook jouwnaam+test@bedrijfsnaam toevoegen (bijvoorbeeld hayo+test@pluvo.com).

7. Voeg het testaccount toe aan de leerlijn & bijeenkomst

Nu is het tijd om deelnemers toe te wijzen aan de leerlijn en de bijeenkomst die je hebt aangemaakt. We doen dit door de testgebruiker die je zojuist hebt aangemaakt toe te voegen aan beide onderdelen. Dit is vrij eenvoudig:

Stap 1: het aanbod openen

Wanneer je je op het hoofdscherm bevindt; klik je op het hoedje rechtsbovenin: 

Stap 2: bijeenkomst openen

Ga in het aanbodscherm naar “bijeenkomsten” en klik vervolgens op de bijeenkomst die we in hoofdstuk 3 en 4 hebben aangemaakt.

Stap 3: het testaccount als deelnemer toevoegen

Klik in het venster dat opent op het plusteken naast “Inschrijvingen”.

Er verschijnt een nieuw scherm. Vink daar de testgebruiker aan en klik op de knop met de tekst “Voeg 1 gebruiker toe”.

8. Alles is gereed! Kijk maar bij rapportages!

De belangrijkste stappen voor het inrichten van het platform zijn nu ondernomen, het is tijd om te kijken hoe onze deelnemers presteren. Dit doen we door naar de verschillende rapportagefuncties te kijken die Pluvo te bieden heeft. We beginnen met de voortgangsrapportage:

Stap 1: het beheer openen

Wanneer je je op het bovenstaande scherm bevindt; klik je op het tandwieltje rechtsbovenin:

Stap 2: rapportages openen

Klik in het beheermenu op “rapportages”.

Stap 3: voortgang van deelnemers bekijken

In de rapportagefunctie die zich nu heeft geopend kun je direct de voortgang van je deelnemers zien bij de verschillende leeronderdelen. Gezien we vandaag een testdeelnemer hebben toegevoegd, een bijeenkomst hebben aangemaakt, een leerlijn hebben aangemaakt en een lesmodule hebben aangemaakt kunnen we van de testdeelnemer hiervan de voortgang hierin zien:

9. Of kijk naar het skills management

Vandaag heb je ook een certificaat aangemaakt en daar een relevante skill aan gekoppeld.

Maar hoe weet je straks wie deze skill daadwerkelijk heeft behaald? Dat zie je in de zogenaamde skillsmatrix: een overzicht waarmee je in één oogopslag ziet welke deelnemers welke skills hebben verworven.

Je opent de skillsmatrix als volgt:

Stap 1: het beheer openen

Wanneer je je op het hoofdscherm bevindt; klik je op het tandwieltje rechtsbovenin:

Stap 2: skillsmatrix openen

Het Pluvo beheermenu opent. Klik in het beheermenu, bij gebruikers, op “Skillsmatrix”.

Stap 3: skills checken

De skillsmatrix opent. Hier kun je per deelnemer van het platform zien of zij een skill bezitten of niet. Zoals je in de skills matrix kunt zien staat de skill die we samen in stap 6 hebben gemaakt weergegeven met een grijze cirkel ernaast. Deze cirkel wordt groen wanneer een deelnemer het aangesloten certificaat heeft behaald. De cirkels kunnen verschillende invullingen aannemen. Voor een legenda en een tour door de skills management functie zie volgende pagina: Skills Management.

Je hebt dit stappenplan nu afgerond! Je hebt nu kennisgemaakt met de belangrijkste functies van Pluvo. Natuurlijk voert het te ver om alles wat mogelijk is in Pluvo hier te bespreken. Zo zijn er extra stappen toe te voegen, zoals het vullen van de bibliotheek met naslagwerk en extra verdieping. Hiervoor verwijzen we je naar de gerichte artikelen in de helpdesk.

Bijgewerkt op: 04/11/2025