Alles over gebruikers

Wanneer je op 'beheer' klikt en vervolgens op 'gebruikers', kom je op de overzichtspagina van de gebruikers.

Gebruiker aanmaken

Om een gebruiker aan te maken, klik je in het gebruikersoverzicht op 'nieuwe gebruiker'. Hier vul je de gegevens van de nieuwe gebruiker in.

Onder Taal geef je aan in welke taal je gebruiker de interface van het platform moet zien. Standaard is dit de taal van de organisatie, die je in het beheer onder 'academie' hebt ingesteld. Je kunt de taal van de interface voor een specifieke gebruiker altijd nog wijzigen in zijn of haar profiel. Hiervoor ga je naar 'gebruikers' > klik op de naam van de gebruiker > klik op 'profiel'.

Bij het aanmaken van een gebruiker kun je ook aanvullende rollen toekennen, zoals een auteur of manager. In ons artikel over rollen lees je wat deze rollen precies inhouden.

Categorieën toevoegen

Aan gebruikers kun je categorieën toevoegen. Een categorie is een veld met extra informatie. Stel, je hebt cursisten die afkomstig zijn van verschillende organisaties. Dan wil je
misschien wel een categorie 'organisatie' aanmaken, zodat je gebruikers hier makkelijk op kunt filteren in de gebruikerslijst of in de rapportages.

Stap 1. In het beheer ga je naar 'categorieën' om een categorie aan te kunnen maken. Je kiest in dit geval voor een gebruikerscategorie. De velden in de afbeelding hieronder ga je vervolgens invullen. Als je vooraf vaste organisaties wilt definiëren, kies dan voor 'vaste waarde' bij type. Je zet de organisaties er dan zelf in. Ook is het mogelijk om voor een datumveld, checkbox of een open veld te kiezen. Hier hoef je dan vooraf geen opties in te stellen.



Stap 2. Je hebt de categorie ingevuld en opgeslagen. Maar nu wil je nog wel de juiste gebruiker aan de juiste categorie koppelen. Dit doe je onder het profiel van de gebruiker. Dit vind je door naar 'gebruikers' te gaan, te klikken op de naam van een gebruiker en dan het tabje 'profiel' te openen.

Ook heel handig: bij het aanmaken van een categorie kun je ervoor kiezen om een gebruiker het veld zelf in te laten vullen. Zo hoef jij niet handmatig voor elke gebruiker de juiste organisatie te selecteren!

Nu je dit hebt ingesteld, kun je je gebruikerslijst heel handig filteren op de verschillende organisaties - of op basis van een andere categorie, je kunt er alle kanten mee op!

Gebruiker (opnieuw) uitnodigen

Je kunt tijdens het aanmaken van een gebruiker ervoor kiezen om een gebruiker uit te nodigen voor jouw trainingsomgeving. Dit kun je ook later doen. Selecteer hiervoor de gebruiker in de gebruikerslijst en klik op het mail icoon.

Gebruiker verwijderen

Mocht je een gebruiker willen verwijderen, dan vink je de gebruiker aan en klik je op archiveren. De gebruiker staat nu in het archief. Mocht je een gebruiker helemaal willen verwijderen, dan ga je naar het archief, vink je de gebruiker aan en druk je op het prullenbak-symbool.

Gebruikers importeren

Wanneer je veel gebruikers tegelijkertijd wilt toevoegen, is het handig om de importeertool te gebruiken. Hier kun je op basis van een CSV-bestand gebruikers toevoegen. Klik in het gebruikersoverzicht eerst op "naar het oude gebrukikersbeheer" en vervolgens op 'importeer' en volg onderstaande stappen.

Stap 1: Upload CSV bestand met de deelnemers



Het CSV bestand dient een kolom met namen te bevatten en een kolom met mailadressen. Hebben je kolommen koppen? Vergeet dan niet de functie 'dit bestand heeft kolomkoppen' aan te vinken.

Stap 2: Koppel de juiste velden aan de juiste kolom.

Heb je extra velden aangemaakt bij 'categorieën'? Dan kun je deze ook koppelen aan een kolom. Zo heb jij zelf invloed op hoe dit in Pluvo staat.

Je kunt hier ook gelijk aangeven in welke taal een gebruiker de interface en de e-mail uitnodiging van Pluvo moet zien. Hiervoor is het noodzakelijk dat je in je CSV-bestand een kolom hebt aangemaakt met taalcodes. Je hoeft deze kolom niet aan te maken als je deelnemers allemaal in dezelfde taal aangesproken moeten worden.
​
De volgende taalcodes kun je in je CSV-bestand zetten:
NL - gebruik voor Nederlandse deelnemers
EN - gebruik voor Engelse deelnemers
De - gebruik voor Duitse deelnemers
Fr - gebruik voor Franse deelnemers
Es - gebruik voor Spaanse deelnemers
Pl - gebruik voor Poolse deelnemers
Cs - gebruik voor Tsjechische deelnemers

Stap 3: Controleer de gegevens

Alles correct? Dan kun je ze importeren en een uitnodiging sturen. Zoals hierboven vermeld kun je deelnemers ook later een uitnodiging sturen.

Zoeken, sorteren en filteren

Terug naar het gebruikersbeheer. Straks heb je misschien een hele lange lijst met deelnemers en ben je net op zoek naar die ene deelnemer. Wat kun je doen om deze makkelijk terug te vinden?

Wanneer je op het vergrootglas klikt, kun je zoeken naar een gebruiker. Ook kun je naast de zoekbalk de gebruikers sorteren op naam, e-mailadres of laatste inlogdatum.

Het laatste knopje betekent filteren. Standaard kun je filteren op groepen en rollen, maar ook kun je filteren op de categorieën die je hebt toegevoegd. Heb je dus het veld 'organisatie' toegevoegd bij categorieën, dan kun je ook hierop filteren en alleen deelnemers laten zien die bij een bepaalde organisatie horen.

Gebruikers toevoegen aan een leerlijn

Verder kun je ook gebruikers toevoegen aan een leerlijn. Om dit te doen open je eerst de leerlijn waar je de gebruikers wilt toevoegen, en klik je op de deelnemerstab. Je ziet daar een + icoontje staan. Daar klik je op.



Vervolgens heb je de keuze om hier bestaande, of nieuwe gebruikers toe te voegen. Mocht je een bestaande gebruiker willen toevoegen, dan schuift er een scherm open waarbij je gebruikers kunt selecteren en toevoegen.



In het geval dat je graag een nieuwe gebruiker wilt toevoegen die nog niet bestaat in Pluvo, schuift er een ander scherm uit waarbij je de gegevens van deze persoon kunt invullen. Vervolgens kun je er ook voor kiezen om deze persoon een algemene uitnodiging voor de academie te sturen, of een uitnodiging voor de leerlijn. Je kunt ook beide opties aanvinken. Klik op opslaan, en de nieuwe gebruiker is toegevoegd aan de leerlijn.



Voor het toevoegen van trainers gelden dezelfde stappen, maar voeg je deze toe via de trainerstab die je naast de deelnemerstab vindt.

Bijgewerkt op: 11/10/2024