Tout sur les utilisateurs

Lorsque vous cliquez sur « gestion », puis sur « utilisateurs », vous arrivez sur la page de présentation des utilisateurs.

Créer un utilisateur

Pour créer un utilisateur, cliquez dans l'aperçu des utilisateurs sur « nouvel utilisateur ». Vous y saisissez le nom et l'adresse e-mail du nouvel utilisateur.

Cliquez sur « plus de paramètres » pour accéder aux fonctions suivantes :

• Rôles : lors de la création d'un utilisateur, vous pouvez attribuer des rôles supplémentaires, comme auteur ou gestionnaire. Notre article sur les rôles vous explique en détail ce que ces rôles impliquent.
• Langue : vous indiquez ici dans quelle langue votre utilisateur doit voir l'interface de la plateforme. Par défaut, il s'agit de la langue de l'organisation, que vous avez définie dans la gestion sous « charte graphique ». Vous pouvez également toujours modifier ultérieurement la langue de l'interface d'un utilisateur spécifique dans son profil. Pour cela, allez dans « utilisateurs » > cliquez sur le nom de l'utilisateur > cliquez sur « profil ».
• Notifications : par défaut, un participant reçoit des notifications pour, par exemple, les messages de chat manqués. Si vous souhaitez désactiver cette option ou modifier la fréquence, faites-le ici. Découvrez-en davantage sur les paramètres de notification dans cet article.

Ajouter des catégories

Vous pouvez ajouter des catégories aux utilisateurs. Une catégorie est un champ contenant des informations supplémentaires. Supposons que vos apprenants proviennent de différentes organisations. Vous souhaiterez peut-être alors créer une catégorie « organisation », afin de pouvoir facilement filtrer vos utilisateurs sur ce critère dans la liste des utilisateurs ou dans les rapports.

Étape 1. Dans la gestion, allez dans « catégories » pour pouvoir créer une catégorie. Dans ce cas, vous choisissez une catégorie utilisateur. Vous remplissez ensuite les champs de l'image ci-dessous. Si vous souhaitez définir au préalable des organisations fixes, choisissez « valeur fixe » comme type. Vous y indiquez alors vous-même les organisations. Il est également possible de choisir un champ de date, une case à cocher ou un champ libre. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de définir d'options au préalable.

Étape 2. Vous avez rempli et enregistré la catégorie. Mais vous souhaitez maintenant associer le bon utilisateur à la bonne catégorie. Cela se fait dans le profil de l'utilisateur. Vous le trouvez en allant dans « utilisateurs », en cliquant sur le nom d'un utilisateur, puis en ouvrant l'onglet « profil ».

Autre astuce bien pratique : lors de la création d'une catégorie, vous pouvez choisir de laisser l'utilisateur remplir lui-même le champ. Vous n'avez ainsi pas besoin de sélectionner manuellement la bonne organisation pour chaque utilisateur !

Maintenant que vous avez configuré cela, vous pouvez filtrer très facilement votre liste d'utilisateurs selon les différentes organisations - ou selon une autre catégorie, les possibilités sont multiples !

(Ré)inviter un utilisateur

Lors de la création d'un utilisateur, vous pouvez choisir de l'inviter directement dans votre académie en gardant le curseur ci-dessous activé :

Vous pouvez bien sûr aussi envoyer une invitation plus tard. Pour cela, sélectionnez l'utilisateur dans la liste des utilisateurs et cliquez sur l'icône de courrier.

Supprimer un utilisateur

Si vous souhaitez supprimer un utilisateur créé, cochez l'utilisateur et cliquez sur l'icône représentant une silhouette avec une croix (déplacer vers la corbeille). L'utilisateur se trouve alors dans la corbeille. Si vous souhaitez supprimer définitivement un utilisateur, cochez-le à nouveau ici et appuyez sur le symbole de la corbeille.

Importer des utilisateurs

Lorsque vous souhaitez ajouter de nombreux utilisateurs en même temps, il est pratique d'utiliser l'outil d'importation. Vous pouvez ainsi ajouter des utilisateurs à partir d'un fichier CSV. Cliquez d'abord dans l'aperçu des utilisateurs sur le bouton avec une flèche vers le haut.

Étape 1 : téléchargez le fichier CSV contenant les participants

Le fichier CSV doit contenir une colonne avec les noms et une colonne avec les adresses e-mail. Vos colonnes ont-elles des en-têtes ? N'oubliez pas alors de cocher la fonction « ce fichier a des en-têtes de colonne ».

Étape 2 : associez les bons champs à la bonne colonne.

Avez-vous créé des champs supplémentaires dans « catégories » ? Vous pouvez également les associer à une colonne. Vous gardez ainsi la main sur la manière dont cela apparaît dans Pluvo.

Vous pouvez également indiquer directement ici dans quelle langue un utilisateur doit voir l'interface et l'e-mail d'invitation de Pluvo. Pour cela, il est nécessaire d'avoir créé dans votre fichier CSV une colonne avec des codes de langue. Vous n'avez pas besoin de créer cette colonne si tous vos participants doivent être contactés dans la même langue.

La liste des codes de langue que vous pouvez utiliser dans votre fichier CSV :

NL - à utiliser pour les participants néerlandais
EN - à utiliser pour les participants anglais
De - à utiliser pour les participants allemands
Fr - à utiliser pour les participants français
Es - à utiliser pour les participants espagnols
Pl - à utiliser pour les participants polonais
Cs - à utiliser pour les participants tchèques

Étape 3 : vérifiez les données

Tout est correct ? Vous pouvez alors les importer et envoyer une invitation. Comme mentionné ci-dessus, vous pouvez également envoyer une invitation aux participants ultérieurement.

Rechercher, trier et filtrer

Revenons à la gestion des utilisateurs. Vous aurez peut-être bientôt une très longue liste de participants et vous serez à la recherche de ce participant précis. Que pouvez-vous faire pour le retrouver facilement ?

1. Barre de recherche : utilisez la barre de recherche pour rechercher par adresse e-mail ou par nom.
2. Filtres : vous trouvez les filtres à côté de la barre de recherche. Par défaut, vous pouvez filtrer par groupes, rôles, parcours de formation et activité, mais vous pouvez également filtrer selon les catégories que vous avez ajoutées. Si vous avez donc ajouté le champ « organisation » dans les catégories, vous pouvez également filtrer sur celui-ci et afficher uniquement les participants appartenant à une organisation donnée.
3. Trier : la liste des utilisateurs est triée par défaut par ordre alphabétique. Cliquez sur le bouton situé à côté de « nom » pour trier toute la liste dans l'ordre inverse, de z à a.
4. Dernière activité : vous pouvez voir quand les utilisateurs et les participants ont été actifs pour la dernière fois. Cliquez sur le bouton situé à côté de « dernière activité » pour trier la liste différemment, par date.

Ajouter des utilisateurs à un parcours de formation

Vous pouvez également ajouter des utilisateurs à un parcours de formation. Pour cela, ouvrez d'abord le parcours de formation auquel vous souhaitez ajouter les utilisateurs, puis cliquez sur l'onglet participants. Vous y voyez une icône +. Cliquez sur celle-ci.

Vous avez alors le choix d'ajouter des utilisateurs existants ou de nouveaux utilisateurs. Si vous souhaitez ajouter un utilisateur existant, un écran s'ouvre dans lequel vous pouvez sélectionner et ajouter des utilisateurs.

Si vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur qui n'existe pas encore dans Pluvo, un autre écran s'ouvre dans lequel vous pouvez saisir les informations de cette personne. Vous pouvez ensuite choisir d'envoyer à cette personne une invitation à l'académie, ou une invitation au parcours de formation spécifique. Vous pouvez également cocher les deux options. Cliquez sur enregistrer, et le nouvel utilisateur est ajouté au parcours de formation.

Les mêmes étapes s'appliquent pour l'ajout de formateurs, mais vous les ajoutez via l'onglet formateurs, situé à côté de l'onglet participants.

Ajouter des groupes à un parcours de formation

En plus des utilisateurs individuels, vous pouvez également associer un groupe entier en une seule fois à un parcours de formation. Pour cela, ouvrez le parcours de formation et cliquez sur l'onglet groupes. Sur cet onglet, vous voyez un aperçu des groupes déjà associés au parcours de formation.

Cliquez sur l'icône + pour ajouter un groupe. Un écran s'ouvre, dans lequel vous pouvez sélectionner un groupe existant. Dès que vous ajoutez le groupe, tous les membres de ce groupe sont automatiquement inscrits au parcours de formation et le groupe apparaît dans l'aperçu.

Vous souhaitez retirer un groupe ? Cliquez alors sur l'option de suppression au niveau du groupe concerné et confirmez votre choix dans la fenêtre qui apparaît. Le groupe est alors dissocié du parcours de formation. Le groupe lui-même continue toutefois d'exister.

Mis à jour le : 23/07/2026