Benutzer nach einer bestimmten Zeit automatisch archivieren

Eine Zapier-Verknüpfung ermöglicht es nicht nur, Benutzer zu Pluvo hinzuzufügen, sondern sie auch automatisch nach einer bestimmten Zeit zu archivieren.

In diesem Artikel erklären wir speziell, wie Sie Ihre Benutzer automatisch archivieren. Zunächst zeigen wir, wie das funktioniert, wenn Sie Benutzern maximal 4 Wochen Zugang gewähren möchten. Anschließend erläutern wir, wie dies funktioniert, wenn Sie Benutzern länger Zugang gewähren möchten.

Möchten Sie auch wissen, wie Sie das Hinzufügen von Pluvo-Benutzern automatisieren können? Lesen Sie dann einen unserer anderen Artikel über Zapier

Benutzer innerhalb von 4 Wochen archivieren

Möchten Sie Ihren Benutzer innerhalb von 4 Wochen archivieren? Dann können Sie in Zapier mit einer Verzögerung arbeiten. Das ist sehr einfach. Im Folgenden erklären wir, dass Sie in Zapier automatisch ein Konto erstellen lassen, sobald ein E-Learning gekauft wurde. Der letzte Schritt Ihres Zaps war also 'Benutzer zu E-Learning hinzufügen'. Von dort aus fügen wir zwei weitere Schritte hinzu:

Schritt 1: Klicken Sie auf das Pluszeichen unter dem gerade erstellten Zap.
Schritt 2: Wählen Sie 'Verzögerung'.
Schritt 3: Geben Sie an, wie lange der Benutzer in Pluvo aktiv bleiben darf. Die maximale Verzögerungsdauer beträgt 4 Wochen.



Schritt 4: Klicken Sie erneut auf das Pluszeichen unter dem Zap.
Schritt 5: Wählen Sie erneut Pluvo bei 'Choose app'.
Schritt 6: Wählen Sie bei '_Choose action event_' 'Benutzer in Pluvo aktualisieren' aus.



Schritt 7: Geben Sie bei "Benutzerreferenz" eine Referenz zur 'Benutzerreferenz' des Schritts 'Benutzer zur E-Learning hinzufügen' ein.
Schritt 8: Setzen Sie das Häkchen bei "Aktiv" auf False.
Schritt 9: Schalten Sie den Zap wieder ein und Sie sind fertig!

Der Benutzer wird genau nach 'x Zeitraum' auf inaktiv gesetzt und hat keinen Zugriff mehr auf die Akademie.

Benutzer nach mehr als 4 Wochen archivieren

Möchten Sie Ihren Benutzern mehr als 4 Wochen Zugang zu Ihrer Akademie gewähren, bevor Sie sie archivieren? Dann ist Ihr Zap etwas umfangreicher. Das liegt daran, dass die maximale Verzögerungsdauer in Zapier 4 Wochen beträgt. Um Benutzer dennoch nach einer längeren Zeit zu archivieren, werden wir Google Kalender verwenden.

Wir gehen davon aus, dass der letzte Schritt in Ihrer Zap 'Benutzer zu E-Learning hinzufügen' ist. Dort fügen wir jetzt die folgenden Schritte hinzu.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Kalender in Google Kalender. Haben Sie bereits ein Google-Konto? Dann können Sie zu Ihrem Kalender gehen und in den Einstellungen einen neuen Kalender erstellen. So behalten Sie die aus dieser Zap resultierenden Kalendereinträge getrennt von Ihrem eigenen Kalender.

Haben Sie noch kein Google-Konto? Erstellen Sie zuerst eines.

Schritt 2: Fügen Sie in Zapier die Aktion 'Formatter by Zapier' hinzu. In diesem Schritt geben Sie an, wie lange nach dem Auslöseereignis Ihr Benutzer archiviert werden soll.

Wählen Sie im Feld Event 'Datum/Uhrzeit'
Wählen Sie bei Transform 'Zeit hinzufügen/subtrahieren'
Unter Eingabe wählen Sie das Datum aus der Trigger-App. Das ist oft das Datum des E-Learning-Kaufs.
Im Feld Expression geben Sie dann an, wie viel Zeit der Benutzer archiviert werden soll. Zum Beispiel '+1 Jahr' oder '+1 Monat'.



Schritt 3: Fügen Sie als nächste Aktion Google Kalender hinzu. Wir stellen sicher, dass das Datum, an dem der Benutzer archiviert werden soll, in Ihren Kalender eingetragen wird.

Wählen Sie den Kalender, den Sie speziell für diesen Zweck erstellt haben, damit diese Kalendereinträge nicht in Ihren persönlichen Kalender gelangen (sofern Sie das nicht möchten).

Wählen Sie bei Event 'Detailliertes Ereignis erstellen'
Geben Sie im Feld Zusammenfassung die Benutzerreferenz des Pluvo-Benutzers ein.
Es ist ratsam, im Beschreibungsfeld mindestens den Namen des E-Learning (E-Learning-Ref) und das Datum des Auslöseereignisses (zum Beispiel das Kaufdatum) einzugeben.
Bei Startdatum & -uhrzeit und Enddatum & -uhrzeit wählen Sie die Ausgabe des Zapier-Formatters. Beide Werte sind identisch.



Schritt 4: Dieser Zap ist jetzt fertig. Überprüfen Sie, ob Ihr Zap vollständig ist und keine Fehler enthält. Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihr Zap aussehen könnte. Schritte 6 und 7 haben wir zu Ihrem Zap hinzugefügt. Wie die Schritte davor genau aussehen, hängt natürlich von den Apps ab, die Sie verbinden, und davon, was Sie aus Ihrem Zap herausholen möchten.



Schritt 5: Erstellen Sie einen neuen Zap mit Google Kalender als Auslöser. Wählen Sie als Auslöseereignis 'Ereignisbeginn in Google Kalender'.

Wählen Sie erneut den Kalender, den Sie für Zapier erstellt haben.
Setzen Sie das Feld Zeit vor auf 15.



Schritt 6: Fügen Sie die Aktion 'Benutzer in Pluvo aktualisieren' hinzu. Wir sorgen jetzt dafür, dass der Benutzer nach der eingestellten Zeit archiviert wird.

Wählen Sie bei Benutzerreferenz den Wert Zusammenfassung. Dieser entspricht der E-Mail-Adresse des Benutzers.
Setzen Sie das Feld Aktiv auf False. Dadurch wird der Benutzer archiviert.



Schritt 7: Auch dieser Zap ist fertig!



Überprüfen Sie alle Schritte und testen Sie, ob Ihr Zap funktioniert. Ihre Benutzer werden nun automatisch nach der eingestellten Zeitspanne archiviert!

Aktualisiert am: 05/04/2024