Met een Zapierkoppeling automatiseer je niet alleen het toevoegen van gebruikers aan Pluvo, maar kun je ze ook automatisch archiveren na een bepaalde tijdsperiode.

In dit artikel gaan we specifiek in op de vraag hoe je je gebruikers automatisch archiveert. We laten eerst zien hoe je dat doet wanneer je gebruikers maximaal 4 weken toegang wilt geven. Daarna laten we zien hoe dit werkt wanneer je gebruikers langer toegang wilt verlenen.

Wil je ook weten hoe je het aanmaken van Pluvo gebruikers automatiseert? Lees dan een van onze andere artikelen over Zapier

Gebruiker binnen 4 weken archiveren

Wil je je gebruiker binnen 4 weken archiveren? Dan kun je in Zapier werken met een Delay. Dat is heel eenvoudig. In de uitleg hieronder gaan we er vanuit dat je Zapier zo hebt ingesteld dat er automatisch na aankoop van je e-learning een account wordt aangemaakt. De laatste stap van jouw zap was dus 'add user to e-learning'. Vanaf daar gaan we nog twee stappen toevoegen:

Stap 1: klik op het plusje onder de zap die je hebt aangemaakt.
Stap 2: selecteer 'Delay'
Stap 3 : Vul in voor hoe lang de gebruiker actief in Pluvo mag blijven. De maximale lengte van een Delay is 4 weken.




Stap 4: klik op het plusje onder de zap die je net hebt aangemaakt.
Stap 5: selecteer wederom Pluvo bij 'choose app'
Stap 6: bij Choose action event, selecteer 'Update user in Pluvo'



Stap 7 : Vul bij User Reference een verwijzing naar de 'user reference' van stap 'Add user to e-learning'.
Stap 8 : Zet nu het vinkje bij Active op False.
Stap 9: Zet de Zap weer aan en je bent klaar!

De gebruiker zal precies na 'x periode' op inactief gezet worden en kan dus niet meer in de academie.

Gebruikers archiveren na meer dan 4 weken

Wil je je gebruikers meer dan 4 weken toegang geven tot je academie, voordat je ze archiveert? Dan is je zap iets uitgebreider. Dat komt doordat de maximale lengte van een Delay in Zapier 4 weken is. Om gebruikers toch na een langere periode te archiveren, gaan we gebruik maken van Google Calendar.

Bij de stappen hieronder gaan we er vanuit dat de laatste stap in je zapp 'add user to e-learning' is. Daar gaan we nu de onderstaande stappen aan toevoegen.

Stap 1: Maak een kalender aan in Google Calendar. Heb je al een Google account? Dan kun je naar je agenda gaan en in de instellingen een nieuwe agenda aanmaken. Zo houd je de agenda-items die voortkomen uit deze zap apart van jouw eigen agenda.

Heb je nog geen Google account? Maak deze dan eerst aan.



Stap 2: Voeg in Zapier de actie 'Formatter by Zapier' toe. In deze stap geef je aan hoeveel tijd na het trigger event je gebruiker gearchiveerd moet worden.

Kies bij het veld Event voor Date/Time
Selecteer bij Transform 'Add/Subtract Time'
Onder Input kies je de datum vanuit de trigger app. Vaak is dat dus de datum dat de e-learning werd aangeschaft.
In het veld Expression typ je vervolgens over hoeveel tijd de gebruiker gearchiveerd moet worden. Bijvoorbeeld '+1 year' of '+1 month'.



Stap 3: Voeg Google Calendar toe in de volgende actie. We gaan zorgen dat de datum waarop de gebruiker gearchiveerd moet worden, in je agenda wordt gezet.

Kies de agenda die je speciaal voor deze reden hebt aangemaakt, zodat deze agenda-items niet in jouw persoonlijke agenda komen te staan (tenzij je dat geen probleem vindt, natuurlijk).

Kies bij Event voor 'Create Detailed Event'
Vul bij het veld Summary de user reference van de Pluvo gebruiker in.
Het is handig om in het description veld in ieder geval de naam van de e-learning in te vullen (Elearning ref) en de datum van het trigger event (bijvoorbeeld de datum van aankoop).
Bij Start Date & Time en End Date & Time selecteer je de output vanuit de Zapier Formatter. Beide waarden zijn identiek.



Stap 4: Deze zap is nu klaar. Controleer of jouw zap compleet is en geen fouten bevat. Hieronder een voorbeeld van hoe je zap eruit kan zien. Stap 6 en 7 hebben we samen aan je zap toegevoegd. Hoe de stappen daarvoor er precies uitzien, is natuurlijk afhankelijk van de apps die je koppelt en wat je uit je zap wil halen.



Stap 5: Maak een nieuwe zap aan met Google Calendar als trigger. Kies als trigger event 'Event Start in Google Calendar'.

Kies weer de agenda die je voor zapier hebt aangemaakt
Zet het veld Time Before op 15.



Stap 6: Voeg actie 'Update User in Pluvo' toe. We gaan er nu voor zorgen dat de gebruiker na de ingestelde periode gearchiveerd wordt.

Selecteer bij User reference de waarde Summary. Deze correspondeert namelijk met het mailadres van de gebruiker.
Zet het veld Active op False. Hiermee geef je aan dat je de gebruiker wilt archiveren.
​


Stap 7: Ook deze zap is klaar!



Controleer alle stappen nog even en test of je zap werkt. Jouw gebruikers worden nu automatisch gearchiveerd na de ingestelde tijdsduur!

Bijgewerkt op: 04/01/2024